Wer regelmässig gemeinnützige Organisationen berücksichtigt, kennt das Phänomen. Im Verlauf des Januars trudeln die Spendenbescheinigungen ein. Diese wird dann ohne gross nachzudenken zu seinen Steuerunterlagen gelegt. Diese monetäre Zuwendung kann - zumindest in der Schweiz - vom steuerbaren Einkommen abgezogen werden. Dass für diesen Zettel bei einer Organisation, die hauptsächlich von Freiwilligen getragen wird, eine Menge zeitlicher Aufwand nötig anfällt, geht häufig vergessen.
Aus Dankbarkeit für ein erfolgreiches erstes Geschäftsjahr hat greengenieur gmbh etwas "Zeit" an eine gemeinnütze Organisation gespendet und die Erstellung der Spendenbescheinigungen automatisiert. Dabei wurden die Daten aus verschiedenen Quellen so aufbereitet, dass Mehrfachspenden zu einem Gesamtbetrag zusammengezogen und ein ansehnlicher, klassischer Serienbrief mit Betrag und Adresse generiert wurde. Falls eine E-Mail-Adresse vorhanden war, generierte die Routine einen Mailentwurf inkl. Brief im Anhang. Sicherheitshalber waren überall noch Zwischenkontrollen und manuelle Korrekturen möglich, bevor die Briefe gedruckt oder die E-Mails verschickt wurden.
Wie meistens bei solchen Projekten waren die grössten Zeitfresser die Datenaufbereitung sowie die Realisierung einiger Details.
Fazit: Spannendes Projekt, viel gelernt und eine glückliche Organisation, welche ihre Zeit nun für wichtigere Dinge einsetzen kann.